A. PODSTAWY PRAWNE REGULUJĄCE POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ:
- Podstawowe terminy archiwalne.
- Struktura dokumentacji w organizacji.
- Prawidłowe sporządzanie uchwał, zarządzeń, decyzji i innych aktów normatywnych.
- Zasady nadzoru nad dokumentacją.
- Narzędzia wspomagające zarządzanie dokumentacją.
- Ład dokumentacyjny i ład organizacyjny.
B. SYSTEM ZARZĄDZANIA DOKUMENTACJĄ JAKO NARZĘDZIE WSPOMAGAJĄCE EFEKTYWNE FUNKCJONOWANIE PRZEDSIĘBIORSTWA:
1. Budowa systemu zarządzania dokumentacją krok po kroku.
2. Rodzaje i zasady postępowania z dokumentami występującymi w przedsiębiorstwach.
- Dokumentacja związana z zarządzaniem.
- Dokumentacja kadrowa.
- Dokumentacja finansowo – księgowa.
- Dokumentacja handlowa.
- Inna dokumentacja w przedsiębiorstwie.
3. Prowadzenie dokumentów związanych z zarządzaniem.
4. Pisma, protokoły, notatki służbowe, sprawozdania, zarządzenia wewnętrzne – definicje, kryteria podziału i zasady redagowania.
5. Instrukcja kancelaryjna – tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych.
6. Zasady obiegu pism:
- Tworzenie procedur wewnętrznych – regulaminy i instrukcje.
- Ochrona dokumentacji – obowiązki osób odpowiedzialnych za dokumenty.
7. Systemy kancelaryjne:
- Dziennikowy.
- Bezdziennikowy.
- Rzeczowy wykaz akt (jednolity/zakładowy; strukturalny/wydziałowy.)
- Mieszany.
- Komputerowy.
8. Ćwiczenia w zakresie formowania jednostek kancelaryjnych.
9. Rola sekretariatu i komórek org. w zarządzaniu korespondencją w firmie.
- Charakterystyka i reguły tworzenia korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej.
- Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
- Język korespondencji w kontaktach międzynarodowych – Style pism.
- Elektroniczny obieg informacji (zarządzanie pocztą elektroniczną.)
C. ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ URZĘDOWĄ W FIRMIE:
1. Zarządzanie dokumentacją w świetle wymagań norm ISO.
2. Zasady prawidłowego postępowania z dokumentacją urzędową.
3. Zasady obiegu dokumentacji w urzędzie gminy w świetle obowiązującej instrukcji kancelaryjnej – część teoretyczna i praktyczna:
- Formalne zasady redagowania pism urzędowych.
- Postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych.
D. ARCHIWIZACJA I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW
1. Omówienie ustawy dotyczącej archiwizowania akt
2. Archiwum zakładowe i składnica akt – zasady pracy, ewidencja dokumentacji
3. Sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych
4. Tworzenie elektronicznego archiwum dokumentacji
5. Warunki i czas przechowywania dokumentów
6. Zasady przechowywania dokumentów niearchiwalnych; brakowanie dokumentów
7. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji, likwidacji lub upadłości firmy
E. USTAWA O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH:
1. Omówienie regulacji prawnych dotyczących tworzenia i posługiwania się zbiorami danych osobowych.
F. INFORMACJA W PRACY BIUROWEJ:
1. Informacja jako krwioobieg firmy.
2. Gromadzenie i przetwarzanie informacji.
3. Rola informacji w procesie decyzyjnym.
4. Odpowiedzialność za wewnętrzny obieg informacji.
5. Architektura informacji istotą zarządzania dokumentacją.
G. SEKRETARIAT WIZYTÓWKĄ FIRMY (standardy obsługi klienta):
1. Obowiązki i kompetencje osób zarządzających sekretariatem.
2. Kreowanie pozytywnego wizerunku firmy (kontakty z mediami.)
3. Biznesowy savoir vivre.
4. Organizacja i obsługa zebrań, narad i konferencji. Organizacja wyjazdów służbowych.
5. Asertywny styl komunikacji w kontakcie z klientem (scenariusze postaw biznesowych.) |
